Pourquoi et comment industrialiser son modèle de Costing ABC ?

Par Olivier Dubrasquet, Senior Manager Cost House

Dans un contexte économique en perpétuelle mutation, les entreprises se doivent d’optimiser leur performance et de maîtriser rigoureusement leurs coûts. Le modèle de costing ABC (Activity-Based Costing) s’impose alors comme une réponse éclairée aux approches traditionnelles de répartition des coûts.

Dans cet article, nous examinerons d’une part les raisons impérieuses justifiant cette industrialisation et, d’autre part, les modalités de mise en œuvre permettant d’en extraire tout le potentiel, en liant précisément les actions d’industrialisation aux deux étapes clés d’allocation des coûts.

Les raisons impérieuses d’industrialiser son modèle de costing ABC

1. Une affectation des coûts d’une précision accrue

Le modèle ABC permet le calcul des coûts complets des Services/Produits en allouant notamment les coûts indirects selon les activités réellement consommées.

Industrialiser le modèle, c’est veiller à ce que ces allocations reposent sur des données rigoureusement vérifiées, actualisées en permanence et extraites de manière automatisée à partir de l’ensemble des systèmes d’information de l’entreprise, afin de produire une vision fine et dynamique des coûts, indispensable à une prise de décision éclairée.

2. Automatisation et réduction des erreurs

Historiquement, l’analyse ABC était souvent réalisée de manière manuelle, par le biais de feuilles Excel, exposant ainsi l’analyse à des erreurs de saisie et à une gestion fastidieuse.

L’industrialisation consiste à intégrer ce modèle au sein de solutions informatiques performantes (ERP, systèmes BI, logiciels spécialisés) qui automatisent la collecte, le traitement et la mise à jour des données.

Les avantages d’une telle démarche se traduisent notamment par :

• Un gain de temps considérable : La réduction des interventions manuelles permet aux équipes de consacrer davantage de ressources à l’analyse des résultats, plutôt qu’à la simple manipulation des données.

• Une fiabilité renforcée : La diminution des interventions manuelles se traduit par une réduction substantielle du risque d’erreurs, garantissant ainsi une cohérence optimale des analyses et une attribution précise des coûts.

3. Une réactivité et une adaptabilité continue

Le marché évoluant à un rythme effréné, les processus et activités des entreprises se transforment continuellement. Un modèle de costing ABC statique ne saurait refléter la réalité opérationnelle sur le long terme.

Industrialiser ce modèle revient à y introduire une dimension d’agilité :

• Mise à jour constante : Les modifications inhérentes aux processus, l’introduction de nouvelles activités ou la disparition d’anciennes sont intégrées promptement.

• Scalabilité : Une solution industrialisée s’adapte aisément à la croissance et à la complexification des activités, assurant ainsi sa pertinence pérenne.

4. Une prise de décision stratégique optimisée

Disposer d’un modèle de costing ABC fiable et continuellement actualisé permet aux décideurs de comprendre avec précision l’impact des différentes activités sur la rentabilité.

Les bénéfices stratégiques sont multiples :

• Optimisation des coûts : Identifier de manière rigoureuse les activités à faible valeur ajoutée et réaffecter les ressources vers des processus plus performants.

• Ajustement des politiques tarifaires : Une connaissance approfondie des coûts réels permet d’affiner la stratégie de fixation des prix en fonction des marges effectives.

• Investissements éclairés : Orienter les décisions d’investissement vers des activités stratégiques à fort potentiel de création de valeur.

Les modalités de mise en œuvre de l’industrialisation du modèle ABC

1. Intégration des référentiels dans le processus d’allocation des coûts

Dans un modèle ABC, le processus d’allocation des coûts se décompose en deux étapes fondamentales, auxquelles l’industrialisation apporte une valeur ajoutée significative :

• Allocation des ressources sur les activités

Grâce à l’intégration du référentiel des activités, par exemple, dans les outils de time tracking, il devient possible d’attribuer de manière précise les coûts des ressources liées aux jours-hommes aux différentes activités.

Autre exemple, l’intégration de ce même référentiel des activités au sein des logiciels comptables et/ou achats permet d’allouer les dépenses aux activités dès leur engagement.

Cette approche assure que chaque activité est alimentée par des données actualisées, garantissant ainsi une affectation rigoureuse des coûts liés aux ressources consommées.

• Allocation des activités sur les services/produits

La seconde étape consiste à répartir les coûts des activités sur les services ou produits rendus.

Pour ce faire, l’intégration du catalogue des services/produits au sein des outils sources (CMDB, ticketing, time tracking, métrologie…) est primordiale. Elle permet soit d’établir un lien direct entre les activités réalisées et les offres commerciales ou produits développés, soit de construire les inducteurs techniques permettant la réallocation des activités indirectes sur les services ou produits.

Ces deux étapes, automatisées et intégrées dans le système d’information grâce à l’industrialisation, renforcent la fiabilité du modèle et facilitent une analyse fine des coûts, offrant ainsi une vision claire et précise de la rentabilité de chaque service ou produit.

2. Choix et intégration des outils technologiques

La transformation du modèle ABC en un outil industrialisé requiert le choix d’une solution technologique adéquate. Le logiciel de costing Valoptia ABC offre ces fonctionnalités avancées d’automatisation :

1. En amont de la valorisation des coûts, pour extraire, transformer et charger les données (ETL) de manière régulière et systématique

2. En aval pour intégrer de façon native et automatique les résultats du costing dans les outils BI de Data Visualization du marché

3. Mise en place d’un processus de gouvernance rigoureux

Pour garantir la pérennité et la pertinence du modèle, outre les aspects outils et sources des données, il est essentiel d’instaurer un processus de gouvernance structuré :

• Comité de gouvernance : Constituer une équipe interdisciplinaire regroupant des responsables métiers, des experts en informatique et des analystes financiers, chargée de superviser l’administration et la mise à jour du modèle (référentiels, règles d’allocations, etc…)

• Contrôles qualité : Mettre en place des mécanismes de contrôle régulier afin de vérifier la cohérence et la fiabilité des données intégrées.

• Programme de formation : Assurer une montée en compétences des équipes opérationnelles pour exploiter pleinement les fonctionnalités du modèle industrialisé.

4. Pilotage du changement et mobilisation des équipes

L’industrialisation du modèle de costing ABC implique inévitablement un changement des pratiques et des habitudes de travail.

Pour accompagner cette transition, il convient d’adopter les actions suivantes :

• Communication transparente : Informer l’ensemble des parties prenantes des bénéfices attendus et des différentes phases du projet d’industrialisation.

• Valorisation des résultats obtenus : Mettre en lumière les gains réalisés (réduction des délais, amélioration de la précision, impacts positifs sur la performance) afin de renforcer l’adhésion au projet.

Une gestion du changement efficace est primordiale pour assurer une transition harmonieuse et pérenne.

5. Suivi, ajustement et amélioration continue

L’industrialisation ne se cantonne pas à la simple mise en production du modèle, elle nécessite un suivi constant :

• Monitoring des indicateurs : Utiliser des tableaux de bord pour surveiller l’évolution des KPIs et détecter rapidement toute anomalie.

• Recueil de retours d’expérience : Organiser régulièrement des sessions de feedback avec les utilisateurs afin d’identifier des pistes d’amélioration.

• Mises à jour technologiques : Veiller à ce que les outils et les processus restent en phase avec les évolutions technologiques et les besoins des métiers.

Ce cycle d’amélioration continue garantit que le modèle demeure un levier de compétitivité et d’innovation pour l’entreprise.