La Sous-Traitance s’étend dans tous les domaines, avec des impacts majeurs en termes d’agilité, de couts et de risques opérationnels. Elle peut être très déstabilisante pour l’organisation lorsqu’elle n’est pas bien managée.
Le Métier qui décide de sous-traiter est responsable de ses décisions, avec la validation qui convient par la Direction Générale.
Toutefois, il est une bonne pratique de mettre en place une équipe de « gouvernance/compétence » qui va accompagner le business, avec des méthodes, compétences et livrables transverses à l’organisation.
Selon le niveau de centralisation, l’intensité de la sous-traitance et la maturité de l’organisation, cette « équipe » peut-être – à un extrême, une équipe centrale, et à l’autre extrême, une communauté de partage de compétences.
Sa mission est transverse :
Coordonner la définition et le pilotage des politiques de sous-traitance demandées par les régulateurs et la Direction Générale
Identifier et disséminer les meilleures pratiques
Accompagner le business à chaque étape du cycle de vie de la sous-traitance.
Sa mission n’est :
PAS de se substituer au Métier qui décide et opère la sous-traitance
PAS de remplacer les fonctions de support qui restent pleinement responsables de leurs domaines, ni devenir un intermédiaire entre le Métier et les fonctions de support.
Une telle équipe apporte les bénéfices suivants :
Faciliter l’identification des risques et leur mitigation, en conformité avec les régulations
Impliquer toutes les parties prenantes de façon structurée: Métier, Risques, Personnel, Juridique, Informatique, Audit, Conformité, Sécurité, etc…
Augmenter l’efficacité et la standardisation, à chaque étape du cycle de vie de la sous-traitance
Permettre à chaque niveau de management, notamment la DG, d’avoir une vue d’ensemble de la sous-traitance, et pouvoir prendre les décisions appropriées.
Le cycle de vie est long:
1) business case, 2) contrat, 3) mise-en-œuvre, 4) opérations, 5) revue et 6) sortie.
Chaque étape doit faire face à ses défis et risques, qui doivent être anticipés. Voici des exemples du rôle que cette « équipe » peut jouer :
1) Business case
Il est élaboré par le Métier. L’ « équipe » peut aider à faire l’analyse des risques et l’évaluation de l’impact sur le business case. Sur la base de contraintes regulatoires d’industries spécifiques (telles que la finance), l’équipe s’assure que ces contraintes (telles que la sous-traitance essentielle) sont bien prises en compte dans la construction du projet: staffing, couts, planning…
2) Contrat
L’ « équipe » s’assure de la mise en place de contrats standards (notamment pour la sous-traitance « light »), et que les risques dont bien adressés.
3) Mise en œuvre
L’ « équipe » vérifie le respect des consignes regulatoires et des bonnes pratiques, ceci incluant la réversibilité, la continuité des opérations, la supervision et l’évaluation du fournisseur, etc.
4) Opérations
C’est le Métier qui est en charge de manager la relation avec le fournisseur et la Qualité de Service. L’ « équipe » pourra proposer des auto-évaluations sur la qualité de la supervision : y-a-t-il des Account meetings, à quel niveau, comment est organisé le suivi de la qualité, des couts et des risques, t-a-t-il des KPIs, etc.?
5) Revue
Le Métier doit évaluer formellement sa relation avec le fournisseur au moins une fois par an, ainsi qu’à l’occasion d’un évènement exceptionnel. L’ « équipe » pourra préparer avec les Achats un guide d’évaluation pertinent pour la sous-traitance.
6) Sortie
Cette phase est cruciale et doit être anticipée dans toutes les phases antérieures, grâce à une « politique de sortie » que l’ « équipe » aura préparée.
Les facteurs critiques de succès incluent :
Une analyse préalable des clauses de résiliation / fin de contrat
Des clauses standard d’assistance par le fournisseur en cas de cessation
Du point de vue opérationnel, la tenue d’un inventaire des éléments financiers, des personnes impliquées, des équipements, etc.
L’existence d’une check-list de sortie.
Enfin, l’ « équipe » a une vue sur le portefeuille de sous-traitance, du pipe-line initial aux sorties. Cette visibilité est cruciale pour toutes les parties prenantes : régulateurs, DG, Direction du Personnel, Direction des Risques, Achats…
Où l’ « équipe » doit-elle se trouver dans l’organisation ? Plusieurs solutions sont possibles :
Aux Risques
Aux Achats
Dans la Division OPS&IT où l’intensité de sous-traitance et donc la compétence est souvent la plus forte
Où cela fait le plus de sens pour l’organisation en question !
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